Mẫu hợp đồng thiết kế profile công ty

1. Hợp đồng thuê thiết kế profile công ty là gì?

Hợp đồng thuê thiết kế profile công ty là một văn bản thỏa thuận pháp lý giữa Bên Thuê (doanh nghiệp cần thiết kế) và Bên Thiết kế (agency, công ty thiết kế hoặc freelancer).

Theo đó, Bên Thiết kế cam kết thực hiện công việc biên soạn nội dung (nếu có), dàn trang, và thiết kế mỹ thuật để tạo ra một cuốn profile công ty hoàn chỉnh. Ngược lại, Bên Thuê có nghĩa vụ cung cấp thông tin, phản hồi và thanh toán chi phí theo đúng thỏa thuận.

Hợp đồng này không chỉ gói gọn việc thiết kế đồ họa mà còn bao hàm cả quy trình làm việc với nội dung, hình ảnh và cấu trúc của một tài liệu nhiều trang, phức tạp.

2. Tầm quan trọng của hợp đồng thiết kế profile công ty

Thiết kế profile là một dự án phức tạp hơn nhiều so với thiết kế logo, do đó hợp đồng lại càng trở nên quan trọng hơn vì những lý do sau:

• Xác định rõ phạm vi nội dung: Profile công ty có thể dài 16, 24 hay thậm chí hàng trăm trang. Hợp đồng phải quy định rõ ai là người chịu trách nhiệm biên soạn nội dung (text) và cung cấp hình ảnh. Đây là điểm mấu chốt thường gây tranh cãi nhất. Thông thường, khách hàng sẽ cung cấp nội dung thô và hình ảnh.
• Quy định cấu trúc và số trang: Hợp đồng giúp thống nhất số trang dự kiến, các đề mục chính trong profile (ví dụ: Lịch sử hình thành, Tầm nhìn-Sứ mệnh, Sản phẩm dịch vụ, Dự án tiêu biểu…). Điều này giúp kiểm soát khối lượng công việc và tránh phát sinh ngoài ý muốn.
• Làm rõ quy trình duyệt và chỉnh sửa: Với một tài liệu nhiều trang, việc chỉnh sửa có thể rất tốn thời gian. Hợp đồng cần quy định rõ số lần chỉnh sửa tổng thể, quy trình gửi bản nháp và thời gian phản hồi để đảm bảo tiến độ.
• Bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ: Hợp đồng xác nhận rằng sau khi thanh toán đầy đủ, doanh nghiệp sẽ sở hữu toàn bộ bản quyền của sản phẩm thiết kế cuối cùng để có thể in ấn và sử dụng cho các mục đích thương mại.
• Minh bạch về sản phẩm bàn giao: Profile công ty cần nhiều định dạng file khác nhau. Hợp đồng sẽ liệt kê rõ các file cần bàn giao: file PDF chất lượng cao để in ấn, file PDF dung lượng thấp để gửi email, và file thiết kế gốc (InDesign, AI) để chỉnh sửa sau này.

3. Mẫu hợp đồng thuê thiết kế profile công ty

Bạn có thể tham khảo mẫu hợp đồng dưới đây và tùy chỉnh cho phù hợp với dự án của mình.

4. Yêu cầu bắt buộc khi ký hợp đồng thiết kế profile công ty

1. Điều khoản về trách nhiệm cung cấp nội dung: Phải ghi rõ bên nào chịu trách nhiệm viết bài, biên tập và cung cấp hình ảnh. Đây là điều khoản quan trọng nhất.
2. Phạm vi công việc rõ ràng: Ghi cụ thể số trang dự kiến, kích thước, và các hạng mục con. Nếu có thêm dịch vụ như chụp ảnh sản phẩm hay viết nội dung, phải có phụ lục và chi phí riêng.
3. Sản phẩm bàn giao chi tiết: Liệt kê tất cả các định dạng file cần nhận khi kết thúc dự án, đặc biệt phải yêu cầu có file thiết kế gốc.
4. Quy trình phản hồi và số lần chỉnh sửa: Thống nhất số lần chỉnh sửa để tránh việc dự án bị kéo dài vô tận và phát sinh chi phí.
5. Điều khoản sở hữu trí tuệ: Cam kết chuyển giao toàn bộ bản quyền sản phẩm cuối cùng cho khách hàng.
6. Tiến độ gắn liền với trách nhiệm các bên: Thời gian thực hiện chỉ nên bắt đầu tính khi bên thiết kế đã nhận đủ thanh toán đợt 1 và toàn bộ nội dung cần thiết từ khách hàng.

5. Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng thiết kế profile công ty

1. Bước 1: Chuẩn bị nội dung trước: Trước cả khi soạn hợp đồng, doanh nghiệp nên bắt đầu tập hợp và soạn thảo nội dung thô cho cuốn profile. Việc này giúp ước lượng được số trang và giúp quá trình thiết kế diễn ra suôn sẻ.
2. Bước 2: Thống nhất cấu trúc và quy cách: Cả hai bên cần ngồi lại thảo luận chi tiết về cấu trúc các phần, số trang dự kiến, phong cách thiết kế mong muốn.
3. Bước 3: Tùy chỉnh mẫu hợp đồng: Dựa trên những gì đã thống nhất, điền các thông tin cụ thể vào một mẫu hợp đồng chuẩn (như mẫu ở trên). Đặc biệt chú trọng vào Điều 1 (Nội dung công việc).
4. Bước 4: Làm rõ quy trình làm việc: Thỏa thuận về cách thức trao đổi thông tin, người chịu trách nhiệm duyệt cuối cùng phía khách hàng, và thời gian cho mỗi vòng phản hồi.
5. Bước 5: Rà soát các điều khoản về phát sinh: Thảo luận trước về chi phí sẽ được tính như thế nào nếu khách hàng muốn tăng số trang, yêu cầu thiết kế thêm, hoặc cung cấp nội dung chậm trễ so với kế hoạch.
6. Bước 6: Kiểm tra và ký kết: Đọc kỹ lại toàn bộ hợp đồng, đặc biệt là các con số về chi phí, số trang, số ngày. Sau khi đã thống nhất hoàn toàn, hai bên tiến hành ký kết.

Một hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ là kim chỉ nam giúp dự án thiết kế profile công ty của bạn đi đúng hướng và đạt được kết quả tốt nhất.