Tuyệt vời! Vậy là chúng ta đã cùng nhau “bóc tách” khá nhiều “khúc xương khó nhằn” trong hành trình xây dựng thương hiệu rồi. Từ chuyện định hướng, ngân sách, cho đến việc cân đo vai trò của thương hiệu với sản phẩm. Hôm nay, tôi muốn cùng các anh chị “xử lý” một “cục tức” khác mà tôi tin chắc không ít doanh nghiệp đã từng “nuốt không trôi” khi làm việc với các đơn vị sáng tạo: đó là vấn đề TIẾN ĐỘ DỰ ÁN và nỗi lo “trễ hẹn” triền miên!
Sau khi đã chốt được định hướng, thông qua ngân sách, ai cũng hăm hở mong ngày “đứa con tinh thần” thương hiệu của mình “chào đời”. Nhưng ôi thôi, cái cảnh “chờ dài cổ”, dự án “delay” từ tuần này qua tháng nọ, hứa hẹn rồi lại thất hứa, có làm anh chị “phát cáu” không? Tôi cá là có! Cái cảm giác kế hoạch thì đổ bể, cơ hội kinh doanh thì trôi qua, mà sản phẩm thì vẫn “bặt vô âm tín” hoặc “nhỏ giọt như cà phê phin”, nó bực bội và sốt ruột kinh khủng, đúng không nào?
Nhiều người hay tặc lưỡi “Ôi dào, làm việc với dân sáng tạo thì phải chịu thôi, họ ‘phiêu’ lắm, giờ giấc thất thường!”. Xin thưa, đó là một ngộ nhận tai hại! Sáng tạo rất cần cảm hứng, nhưng cảm hứng đó phải được đặt trong một khuôn khổ kỷ luật và một quy trình làm việc chuyên nghiệp thì mới “đơm hoa kết trái” đúng hạn được.
Vậy, làm sao để “cơn ác mộng” chậm trễ không còn ám ảnh các dự án nhận diện thương hiệu nữa? Bí quyết nào để mọi thứ “chạy băng băng về đích”? Hôm nay, với kinh nghiệm của một người đã “cầm trịch” không ít dự án lớn nhỏ, tôi sẽ chia sẻ cách mà MondiaL chúng tôi “giữ lửa” và “giữ nhịp” cho từng dự án.
Làm Sao Để Đảm Bảo Tiến Độ Dự Án Nhận Diện Thương Hiệu Luôn Đúng Hạn?
“Em ơi, bao giờ thì xong?”, “Sao lâu thế em?”, “Bên anh cần gấp lắm rồi!” – những câu hỏi đầy sốt ruột này có lẽ là “điệp khúc” quen thuộc mà nhiều agency từng nghe. Và ngược lại, các doanh nghiệp cũng không ít lần “mất ăn mất ngủ” vì những lời hứa hẹn “sắp xong rồi ạ” kéo dài bất tận. Tình trạng “dây thun” trong tiến độ không chỉ gây mệt mỏi, tốn kém thêm chi phí cơ hội, mà còn làm sứt mẻ nghiêm trọng niềm tin giữa khách hàng và agency.
Vậy, gốc rễ của vấn đề nằm ở đâu và giải pháp là gì?
“Bệnh Kinh Niên” Của Các Dự Án Sáng Tạo: Vì Sao “Trễ Hẹn” Lại Là Chuyện “Thường Ngày Ở Huyện” Mà Nhiều Người Ngán Ngẩm?
Trước khi tìm “thuốc chữa”, mình phải “bắt” đúng “bệnh”. Theo quan sát và kinh nghiệm “thực chiến” của tôi, có vài nguyên nhân chính khiến các dự án sáng tạo, đặc biệt là nhận diện thương hiệu, dễ bị “sa lầy” vào vòng xoáy chậm trễ:
- Kế hoạch ban đầu “mơ như Sương, khói như Mơ”: Nhiều khi, cả khách hàng lẫn agency đều quá nôn nóng bắt tay vào làm mà bỏ qua việc xây dựng một kế hoạch chi tiết, rõ ràng ngay từ đầu. Phạm vi công việc (scope of work) không được xác định kỹ, các cột mốc (milestones) mập mờ, dẫn đến việc “vừa làm vừa mò”, rất dễ lạc lối và trễ hẹn.
- Thiếu “nhạc trưởng” điều phối: Một dự án có nhiều bên tham gia, nhiều công đoạn phức tạp mà không có một người quản lý dự án (Project Manager – PM) chuyên trách, có kinh nghiệm để điều phối, theo dõi, đôn đốc thì y như rằng sẽ “loạn cào cào”.
- Giao tiếp “tắc nghẽn”: Thông tin giữa agency và khách hàng không được cập nhật thường xuyên, hoặc “tam sao thất bản” qua nhiều tầng nấc. Đến khi có vấn đề phát sinh thì đã “chuyện đã rồi”.
- Phản hồi “nhỏ giọt” hoặc “delay” từ phía khách hàng: Đây là một trong những lý do phổ biến nhất mà nhiều agency “kêu trời”. Agency gửi sản phẩm chờ duyệt, khách hàng “ngâm” cả tuần, thậm chí cả tháng mới phản hồi, hoặc phản hồi lắt nhắt, không tập trung. Cả một guồng máy phải dừng lại chờ đợi, làm sao mà không trễ được?
- Những yêu cầu “từ trên trời rơi xuống” giữa chừng: Dự án đang chạy ngon trớn thì khách hàng bỗng dưng “à, anh/chị muốn thêm cái này, sửa cái kia một chút” mà những thay đổi đó lại không nằm trong kế hoạch ban đầu. “Scope creep” – sự phình to phạm vi công việc – là “kẻ thù không đội trời chung” của tiến độ.
- Những rủi ro không lường trước: Ví dụ nhân sự chủ chốt của một trong hai bên nghỉ đột xuất, hoặc những yếu tố khách quan khác.
Cái cảnh “đầu voi đuôi chuột”, kế hoạch một đằng, thực tế một nẻo, nó làm nản lòng chiến sĩ lắm! Nhiều người nghĩ dự án sáng tạo thì “phiêu”, khó mà theo kế hoạch. Sai! Sáng tạo rất cần kỷ luật. Chính cái khung kỷ luật đó mới giúp sự sáng tạo thăng hoa đúng hướng và đúng hạn.
“Đồng Hồ Thụy Sĩ” Của MondiaL: Quy Trình Quản Lý Dự Án “Chuẩn Chỉnh Từng Milimet” Hoạt Động Ra Sao Để “Nói Không Với Trễ Hẹn”?
Để “căn bệnh” trễ hẹn không có cửa ở MondiaL, chúng tôi không dựa vào may mắn hay “cảm hứng bất chợt”. Chúng tôi đã xây dựng và liên tục tối ưu một quy trình quản lý dự án mà tôi hay ví von là “chạy như đồng hồ Thụy Sĩ” – chính xác, đồng bộ và đáng tin cậy.
“Kim Chỉ Nam” Từ A Đến Z: Lịch Trình Dự Án Chi Tiết – Ai Làm Gì, Khi Nào Xong, Rõ Ràng Như “Hai Năm Rõ Mười”?
Ngay sau khi “chốt đơn” và ký hợp đồng, việc đầu tiên MondiaL làm là cùng khách hàng xây dựng một Lịch trình dự án (Project Timeline) siêu chi tiết:
- Phân chia dự án thành các giai đoạn (phases) rõ ràng: Ví dụ: Giai đoạn Nghiên cứu & Chiến lược, Giai đoạn Thiết kế Ý tưởng, Giai đoạn Hoàn thiện & Bàn giao.
- Trong mỗi giai đoạn, xác định các cột mốc (milestones) và sản phẩm đầu ra cụ thể (deliverables) cần đạt được.
- Ấn định thời gian hoàn thành (deadline) cho từng hạng mục nhỏ nhất.
- Phân công trách nhiệm rõ ràng: Ai chịu trách nhiệm cho việc gì ở phía MondiaL, và khách hàng cần phối hợp những gì, cung cấp thông tin hay phản hồi vào thời điểm nào.
- Lịch trình này thường được trình bày dưới dạng Gantt chart hoặc các công cụ trực quan khác, giúp cả hai bên dễ dàng theo dõi và nắm bắt bức tranh tổng thể. Nó như một “tấm bản đồ” chi tiết, ai nhìn vào cũng biết mình đang ở đâu, cần đi đâu tiếp theo và khi nào thì tới đích.
“Nhạc Trưởng” Dự Án: Một Đầu Mối Liên Lạc Duy Nhất (Project Manager) – “Thông Tốc” Mọi Luồng Thông Tin, Có Khó Không?
Mỗi dự án tại MondiaL đều được “cầm trịch” bởi một Quản lý Dự án (Project Manager – PM) chuyên nghiệp và “cứng cựa”. Vị “nhạc trưởng” này sẽ là:
- Đầu mối liên lạc duy nhất (Single Point of Contact – SPOC) cho khách hàng. Bạn không cần phải “nhảy” từ người này qua người khác (designer, copywriter, strategist…) để hỏi thông tin hay giải quyết vấn đề. Cứ “réo” đúng một người là PM thôi!
- Người điều phối “trong nhà ngoài ngõ”: PM sẽ là người lên kế hoạch chi tiết, phân công công việc cho đội ngũ nội bộ của MondiaL, theo dõi tiến độ sát sao, đảm bảo các team phối hợp nhịp nhàng.
- Người quản lý rủi ro: Lường trước những vấn đề có thể phát sinh và chủ động tìm giải pháp.
- Người “giữ nhịp” cho dự án: Đảm bảo mọi thứ đi đúng quỹ đạo và tiến độ đã cam kết.
Sự có mặt của một PM “xịn” giúp giảm thiểu tối đa tình trạng “loạn thông tin”, chồng chéo công việc và đảm bảo trách nhiệm giải trình rõ ràng. Khách hàng sẽ cảm thấy an tâm hơn rất nhiều khi biết có một người luôn “đứng mũi chịu sào” cho dự án của mình.
“Mắt Thần” Công Nghệ: Ứng Dụng Công Cụ Quản Lý Dự Án Hiện Đại – Theo Dõi Tiến Độ Mọi Lúc Mọi Nơi, Liệu Có Khả Thi?
Thời đại 4.0 rồi, không thể quản lý dự án theo kiểu “ghi sổ tay” được nữa. MondiaL ứng dụng các công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp (ví dụ như Asana, Jira, Trello, hoặc các nền tảng tương tự) để:
- Lập kế hoạch và theo dõi công việc trực quan: Tất cả các task, deadline, người phụ trách đều được cập nhật trên hệ thống.
- Tạo không gian làm việc chung (collaboration hub): Giúp team MondiaL và cả phía khách hàng (nếu cần) có thể dễ dàng trao đổi, chia sẻ tài liệu, cập nhật tiến độ.
- Minh bạch hóa quy trình: Khách hàng có thể (tùy theo thỏa thuận) được cấp quyền truy cập để theo dõi tiến độ dự án của mình một cách chủ động.
- Tạo báo cáo tự động: Giúp PM và ban lãnh đạo nắm bắt tình hình dự án nhanh chóng.
Những công cụ này không chỉ giúp tăng hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm soát dự án tốt hơn rất nhiều.
“Muốn Nhanh Thì Phải Từ Từ”… Phối Hợp: Sức Mạnh Của Giao Tiếp Thường Xuyên Và Phản Hồi Kịp Thời Từ Cả “Hai Nhà”
Quy trình của agency có “xịn” đến mấy, công cụ có hiện đại đến đâu, mà thiếu sự hợp tác nhiệt tình và trách nhiệm từ phía khách hàng thì cũng bằng thừa, cũng dễ “toang” như chơi! Dự án thành công đúng hạn là nỗ lực của cả hai bên.
“Alo Ngay Kẻo Nguội!”: Tại Sao Cập Nhật Tiến Độ Thường Xuyên Từ Agency Lại Quan Trọng Đến Vậy Cho Khách Hàng?
Tại MondiaL, chúng tôi cam kết:
- Cập nhật tiến độ định kỳ cho khách hàng: Thông thường là qua email báo cáo hàng tuần, hoặc các cuộc họp check-in nhanh (tuỳ quy mô dự án).
- Giao tiếp chủ động và trung thực: Nếu có bất kỳ vấn đề nào có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ, chúng tôi sẽ thông báo ngay cho bạn để cùng nhau tìm giải pháp, chứ không đợi “nước đến chân mới nhảy”.
Sự im lặng đáng sợ nhất là khi dự án đang chạy. Khách hàng cần biết “đứa con” của mình đang được “chăm sóc” ra sao, có “khỏe mạnh” không. Và chúng tôi hiểu điều đó.
“Đừng Ngâm Dấm Feedback Quá Lâu!”: Phản Hồi Kịp Thời Từ Khách Hàng – “Chất Xúc Tác” Cho Dự Án “Chạy Êm Ru”?
Đây là điều mà tôi tha thiết mong muốn ở tất cả các khách hàng: XIN HÃY PHẢN HỒI KỊP THỜI!
- Khi MondiaL gửi sản phẩm thiết kế, bản kế hoạch, hay bất kỳ tài liệu nào cần sự xem xét và phê duyệt của bạn, xin hãy dành thời gian phản hồi trong thời hạn đã thống nhất (thường là 1-3 ngày làm việc).
- Một ngày “ngâm” feedback của anh chị có thể làm cả dự án trễ cả tuần đấy ạ! Vì cả guồng máy của chúng tôi, từ designer, copywriter đến các bộ phận khác, có thể phải dừng lại hoặc chuyển hướng công việc chỉ vì chờ đợi một cái gật đầu hay vài dòng góp ý từ bạn.
- Cố gắng tổng hợp phản hồi một cách rõ ràng, tập trung từ những người có thẩm quyền quyết định. Tránh tình trạng “chín người mười ý”, mỗi người sửa một chút, vừa làm khó agency vừa kéo dài thời gian.
Phản hồi nhanh chóng, mang tính xây dựng từ phía bạn chính là “dầu nhớt” giúp cỗ máy dự án vận hành trơn tru và hiệu quả.
“Teamwork Makes The Dream Work”: Xây Dựng Tinh Thần Đối Tác – Cùng Nhau Vượt Khó, Cùng Nhau Về Đích, Tại Sao Không?
MondiaL luôn mong muốn xây dựng mối quan hệ đối tác (partnership) thực sự với khách hàng, chứ không chỉ đơn thuần là quan hệ “bên A – bên B”. Điều đó có nghĩa là:
- Tin tưởng lẫn nhau: Chúng tôi tin vào tầm nhìn của bạn, và bạn tin vào chuyên môn của chúng tôi.
- Giao tiếp cởi mở, thẳng thắn: Không ngại nói ra những khó khăn, những bất đồng để cùng nhau giải quyết.
- Cùng chia sẻ trách nhiệm: Thành công của dự án là thành công chung, thất bại (nếu có) cũng là bài học chung.
- Cùng hướng về một mục tiêu: Đưa thương hiệu của bạn lên một tầm cao mới.
Khi cả hai bên cùng “chung lưng đấu cật”, cùng nhìn về một hướng, thì mọi khó khăn về tiến độ đều có thể vượt qua.
“An Tâm Trao Gửi Niềm Tin”: Tìm Hiểu Kỹ Hơn Về “Bếp Núc” Vận Hành Dự Án Của MondiaL Để “Kê Cao Gối Ngủ Ngon”?
Đọc đến đây, có thể anh chị đã hình dung được phần nào cách MondiaL “chiến đấu” với “giặc trễ hẹn” rồi phải không? Tuy nhiên, “trăm nghe không bằng một thấy”.
Nếu anh chị vẫn còn chút “lăn tăn” về việc làm sao để dự án của mình “chạy băng băng về đích”, đừng ngần ngại đặt một cuộc hẹn với MondiaL. Chúng tôi sẵn lòng “mở cửa bếp”, cho anh chị xem tận mắt “công thức” quản lý dự án của mình, chia sẻ chi tiết hơn về các công cụ chúng tôi sử dụng, cách chúng tôi phối hợp đội nhóm, và cách chúng tôi sẽ làm việc cụ thể với trường hợp của anh chị.
Một buổi trao đổi trực tiếp sẽ giúp anh chị:
- Hiểu rõ hơn về quy trình làm việc chuyên nghiệp của MondiaL.
- An tâm hơn về khả năng kiểm soát tiến độ và chất lượng dự án.
- Có cơ hội đặt ra tất cả những câu hỏi, những băn khoăn của mình.
Chúng tôi tin rằng, sự minh bạch trong quy trình làm việc cũng quan trọng không kém sự minh bạch trong chi phí.
Lời Kết Từ “Người Giữ Nhịp” Cho Thương Hiệu
Thời gian là vàng bạc, nhất là trong kinh doanh. Một dự án bị chậm trễ không chỉ gây tốn kém mà còn làm lỡ mất những cơ hội quý giá của doanh nghiệp. Ở MondiaL, chúng tôi không chỉ tôn trọng thời gian của bạn, mà còn cam kết biến mỗi phút giây hợp tác thành giá trị thực sự cho thương hiệu của bạn.
Như Alan Lakein, một chuyên gia về quản lý thời gian, đã nói: “Planning is bringing the future into the present so that you can do something about it now.” (Lập kế hoạch là mang tương lai về hiện tại để bạn có thể làm điều gì đó ngay bây giờ.)
MondiaL luôn nỗ lực “mang tương lai” của dự án về hiện tại thông qua những kế hoạch chi tiết và một quy trình quản lý chặt chẽ. Hãy để chúng tôi trở thành đối tác đáng tin cậy, giúp bạn không chỉ sở hữu một bộ nhận diện thương hiệu xuất sắc mà còn có một trải nghiệm làm việc thật sự chuyên nghiệp, hiệu quả và luôn đúng hẹn. Bạn đã sẵn sàng để dự án thương hiệu của mình “cất cánh” đúng lịch trình chưa?
