Bạn có một danh sách dài những việc cần làm. Bạn biết chúng quan trọng. Nhưng thay vào đó, bạn lại đang đọc bài viết này, sau khi đã lướt qua mạng xã hội, xem vài video ngắn và tự nhủ “chỉ 5 phút nữa thôi”. Bạn cảm thấy tội lỗi, lo lắng, nhưng vẫn không thể bắt tay vào việc.
Nếu bạn giống như hàng triệu người khác, bạn đã thử mọi lời khuyên kinh điển: lập to-do-list, chia nhỏ công việc, áp dụng quy tắc 2 phút… Nhưng dường như không có gì hiệu quả. Những lời khuyên đó giống như việc bảo một người không biết bơi “cứ nhảy xuống nước đi”. Chúng hoàn toàn vô dụng khi bạn không có động lực và đang bị một sức ì vô hình kéo lại.
Ngộ nhận lớn nhất về sự trì hoãn là chúng ta nghĩ đó là vấn đề của sự lười biếng hay thiếu kỷ luật. Chúng ta cố gắng chiến đấu với nó bằng ý chí. Nhưng ý chí là một nguồn tài nguyên hữu hạn. Hôm nay, chúng ta sẽ thử một cách tiếp cận khác, một cách có vẻ nghịch lý nhưng lại hiệu quả đáng kinh ngạc.
Chúng ta sẽ không cố gắng để làm việc. Chúng ta sẽ lên một kế hoạch hoàn hảo… để không làm gì cả.
Kịch Bản Của Sự Trì Hoãn Hoàn Hảo: Làm Sao Để Đảm Bảo Hôm Nay Bạn Sẽ Không Làm Gì?
Đây là lúc chúng ta áp dụng tư duy ngược. Hãy lấy một tờ giấy và trả lời câu hỏi trung tâm: “Nếu tôi muốn phá hỏng hoàn toàn ngày hôm nay, đảm bảo không hoàn thành được bất kỳ việc gì quan trọng, tôi sẽ cần làm những gì?”
Hãy trở thành một “kiến trúc sư” của sự trì hoãn. Kế hoạch của bạn có thể bao gồm:
- Vũ khí hủy diệt năng suất:
- Để điện thoại thông minh ngay trong tầm với, màn hình ngửa lên, và bật tất cả các loại thông báo từ mạng xã hội, email, tin nhắn.
- Mở sẵn 10 tab trình duyệt, trong đó có Facebook, YouTube, các trang tin tức và một giỏ hàng online đang mua dở.
- Tai nghe luôn sẵn sàng để bật một podcast hoặc một playlist nhạc quen thuộc có thể hát theo.
- Thiết kế môi trường lý tưởng cho sự xao nhãng:
- Làm việc trên giường, ghế sofa, hoặc bất cứ đâu không phải là bàn làm việc.
- Bật TV chạy nền với một chương trình hấp dẫn.
- Để bàn làm việc bừa bộn với những thứ không liên quan: sách đọc dở, hóa đơn chưa thanh toán, đồ ăn vặt.
- Thiết lập tâm trí để thất bại:
- Không có một mục tiêu rõ ràng, cụ thể cho ngày hôm nay. Chỉ có một ý nghĩ mơ hồ là “mình có nhiều việc phải làm”.
- Bắt đầu ngày mới bằng việc kiểm tra email và lướt mạng xã hội để “khởi động”.
- Tự nhủ với bản thân: “Việc này khó quá, mình cần thêm cảm hứng” hoặc “Mình sẽ làm việc hiệu quả hơn vào buổi tối”.
- Tạo ra những nhiệm vụ bất khả thi:
- Chỉ nhìn vào dự án lớn nhất, đáng sợ nhất và cảm thấy choáng ngợp.
- Không chia nhỏ công việc thành các bước cụ thể.
- Không đặt ra bất kỳ deadline nào, hoặc đặt một deadline quá xa.
Bạn đã có bản kế hoạch chi tiết để đảm bảo một ngày làm việc thất bại toàn diện chưa? Tuyệt vời. Vì bạn vừa vô tình tạo ra một tấm bản đồ chính xác về những kẻ thù đang cản trở bạn.
Thiết Kế Môi Trường “Chống Trì Hoãn”: Vô Hiệu Hóa Từng Kẻ Thù
Giờ đây, công việc của bạn không phải là gồng mình lên để có thêm ý chí. Công việc của bạn đơn giản là làm ngược lại tất cả những gì bạn vừa viết ra. Hãy trở thành một kiến trúc sư môi trường thông minh.
Nhà văn James Clear, trong cuốn sách “Atomic Habits”, đã chỉ ra rằng cách hiệu quả nhất để thay đổi hành vi không phải là thay đổi con người bạn, mà là thay đổi môi trường của bạn. Để từ bỏ một thói quen xấu, hãy làm cho nó khó thực hiện, không hấp dẫn và không thỏa mãn.
Dựa trên danh sách ở trên, đây là kế hoạch hành động của bạn:
- Vô hiệu hóa vũ khí:
- Hành động: Cất điện thoại vào một phòng khác, hoặc cho vào tủ khóa lại. Nếu cần dùng cho công việc, hãy xóa các ứng dụng mạng xã hội hoặc dùng các ứng dụng như Forest, Freedom để chặn chúng trong một khoảng thời gian nhất định.
- Thiết lập môi trường chiến thắng:
- Hành động: Quy định một khu vực chỉ để làm việc. Khi bạn ngồi vào đó, không có lựa chọn nào khác ngoài làm việc. Dọn dẹp bàn làm việc sạch sẽ, chỉ để lại những thứ cần thiết cho nhiệm vụ trước mắt.
- Làm chủ tâm trí:
- Hành động: Trước khi kết thúc ngày làm việc hôm nay, hãy xác định một nhiệm vụ quan trọng nhất (MIT – Most Important Task) cho ngày mai. Chia nhỏ nó thành bước đầu tiên nhỏ đến mức nực cười (ví dụ: “Mở file Word và viết tiêu đề”). Khi bạn bắt đầu ngày mới, bạn đã biết chính xác phải làm gì.
- Chế ngự những nhiệm vụ đáng sợ:
- Hành động: Dùng 25 phút làm việc tập trung theo phương pháp Pomodoro. Tự hứa với bản thân chỉ cần làm trong 25 phút, sau đó sẽ được nghỉ 5 phút. Việc bắt đầu một nhiệm vụ 25 phút dễ dàng hơn nhiều so với một nhiệm vụ 5 tiếng.
Bằng cách này, bạn không còn phải đấu tranh với sự cám dỗ nữa. Bạn đã loại bỏ sự cám dỗ ra khỏi môi trường của mình. Bạn đang làm cho việc làm việc trở nên dễ dàng hơn việc trì hoãn.
Bóc Lớp Vỏ Trì Hoãn: Nỗi Sợ Nào Đang Kìm Hãm Bạn?
Việc thiết kế lại môi trường có thể giải quyết được 80% vấn đề. Nhưng 20% còn lại, phần cốt lõi cứng đầu nhất, đến từ tâm lý.
Các nghiên cứu hiện đại về tâm lý học, đặc biệt là của Tiến sĩ Tim Pychyl, một chuyên gia hàng đầu về trì hoãn, đã chỉ ra rằng: Sự trì hoãn không phải là một vấn đề về quản lý thời gian, mà là một vấn đề về quản lý cảm xúc. Chúng ta trì hoãn để né tránh những cảm xúc tiêu cực mà một công việc nào đó gợi lên.
Vậy những cảm xúc đó là gì?
- Sợ thất bại: “Nếu mình cố gắng hết sức mà kết quả vẫn không tốt thì sao? Thà không làm còn hơn là làm rồi thất bại.”
- Sợ bị phán xét: “Khi mình hoàn thành sản phẩm này, mọi người sẽ nghĩ gì? Họ sẽ chê bai nó.”
- Sợ sự hoàn hảo (Chủ nghĩa hoàn hảo): “Mình phải đợi đến khi có điều kiện lý tưởng, có đủ thông tin, đủ cảm hứng thì mới có thể bắt đầu. Mình không thể chấp nhận một kết quả không hoàn hảo.”
- Sợ sự khó khăn, nhàm chán: “Công việc này phức tạp và khô khan quá. Chỉ nghĩ đến nó thôi đã thấy mệt mỏi rồi.”
Tư duy ngược giúp bạn đối mặt với những nỗi sợ này. Khi bạn viết ra “Nhìn vào một dự án khổng lồ và cảm thấy choáng ngợp” trong bản kế hoạch trì hoãn của mình, bạn đã thừa nhận rằng bạn đang sợ hãi sự phức tạp của nó. Sự thừa nhận này là bước đầu tiên để hóa giải. Khi bạn biết mình sợ, bạn có thể tìm cách xử lý nỗi sợ đó (ví dụ: chia nhỏ công việc), thay vì để nó điều khiển bạn một cách vô thức.
Quá trình này giống như cách chúng tôi tại MondiaL thực hiện giai đoạn DISCOVER (Chẩn đoán) trong một dự án. Trước khi thiết kế một giải pháp sáng tạo, chúng tôi phải tìm ra những “nỗi sợ” và “ma sát” của khách hàng và cả người dùng cuối. Một thương hiệu trì hoãn việc đổi mới thường là vì họ sợ thất bại, sợ làm mất lòng khách hàng cũ. Bằng cách đối mặt và phân tích những nỗi sợ đó, chúng tôi mới có thể cùng họ [thiết kế một chiến lược] vừa táo bạo, vừa an toàn. Cuộc chiến chống trì hoãn của bạn cũng vậy, nó đòi hỏi một tư duy chiến lược để vượt qua rào cản tâm lý.
Kết Luận: Hãy Là Một Kiến Trúc Sư Thông Minh, Đừng Cố Làm Một Siêu Nhân Kỷ Luật
Hãy ngừng việc tự trách bản thân vì thiếu ý chí hay kỷ luật. Cuộc chiến chống lại sự trì hoãn không phải là một cuộc đấu về sức mạnh ý chí. Đó là một cuộc đấu về chiến lược.
Một người cố gắng làm việc trong một môi trường đầy rẫy cám dỗ cũng giống như một người cố gắng ăn kiêng trong một cửa hàng bánh ngọt. Dù ý chí của bạn có mạnh mẽ đến đâu, sớm muộn gì bạn cũng sẽ thất bại.
Thay vào đó, hãy trở thành một kiến trúc sư thông minh cho cuộc đời và công việc của bạn. Hãy thiết kế một môi trường mà ở đó, việc làm những điều đúng đắn trở nên dễ dàng nhất, còn việc làm những điều sai trái trở nên khó khăn nhất.
Để chiến thắng sự trì hoãn, đừng cố gắng trở thành người có kỷ luật phi thường. Hãy trở thành người thông minh trong việc thiết kế một môi trường khiến bạn không thể không làm việc.
Hãy chọn một công việc bạn đang trì hoãn nhất. Dành 15 phút để viết ra “Kế hoạch trì hoãn hoàn hảo” cho nó, sau đó thực hiện các hành động ngược lại. Bạn sẽ ngạc nhiên về hiệu quả của nó. Sau khi đã bắt tay vào việc, có thể bạn sẽ muốn tìm hiểu thêm về [cách các nhà lãnh đạo thực thụ chặn đứng mọi nẻo đường tới thất bại] để có một tư duy làm việc hiệu quả và bền vững hơn.
