Theo các báo cáo từ Viện Quản lý Dự án (PMI), có tới 25-30% các dự án không đạt được mục tiêu ban đầu. Con số này có nghĩa là cứ 4 dự án bạn bắt đầu, có khả năng 1 dự án sẽ thất bại. Hãy nghĩ lại xem, bạn đã bao giờ ngồi trong một cuộc họp “Post-mortem” (khám nghiệm sau thất bại), lắng nghe mọi người phân tích những sai lầm, và thầm nghĩ: “Tôi đã thấy trước điều này sẽ xảy ra”?
Đây là một bi kịch phổ biến trong môi trường doanh nghiệp. Mọi người thường nhận thấy các rủi ro tiềm ẩn, nhưng họ ngần ngại nói ra vì sợ bị xem là tiêu cực, không có tinh thần đồng đội, hoặc tệ hơn là thách thức quyết định của cấp trên. Kết quả là những lo ngại âm thầm đó trở thành những thất bại hiển nhiên.
Vậy nếu có một cách để du hành đến tương lai, nhìn thấy trước thất bại của dự án và quay trở lại hiện tại để ngăn chặn nó thì sao?
Công cụ đó có thật, và nó được gọi là Pre-mortem. Đây không phải là một cuộc họp nhàm chán khác. Đây là một “cỗ máy thời gian” cho tư duy chiến lược, một trong những kỹ thuật mạnh mẽ nhất để tăng tỷ lệ thành công cho bất kỳ dự án nào.
Pre-mortem vs. Post-mortem: Chọn “Phòng Bệnh” Hay “Chữa Bệnh”?
Hầu hết các công ty đều quen thuộc với Post-mortem. Đó là khi một dự án đã kết thúc (thường là trong thất bại), và cả nhóm ngồi lại để mổ xẻ xem “chuyện gì đã xảy ra?”.
- Post-mortem (Chữa bệnh):
- Thời điểm: Sau khi dự án đã thất bại.
- Tâm lý: Thường có sự phòng thủ, đổ lỗi, và bào chữa. Mọi người tìm cách bảo vệ bản thân hơn là tìm ra sự thật.
- Kết quả: Rút ra những bài học kinh nghiệm đắt giá, nhưng đã quá muộn để cứu vãn dự án vừa kết thúc.
Ngược lại, Pre-mortem, một khái niệm được phát triển bởi nhà tâm lý học lỗi lạc Gary Klein, là một cú lật ngược ngoạn mục.
- Pre-mortem (Phòng bệnh):
- Thời điểm: Trước khi dự án chính thức bắt đầu, khi kế hoạch đã được định hình.
- Tâm lý: An toàn, sáng tạo và hợp tác. Vì “thất bại” chỉ là một kịch bản giả định, mọi người được giải phóng khỏi nỗi sợ bị chỉ trích.
- Kết quả: Xác định những rủi ro lớn nhất và xây dựng kế hoạch hành động để vô hiệu hóa chúng ngay từ đầu, giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và tinh thần cho cả đội.
Về cơ bản, Post-mortem là đọc báo cáo khám nghiệm tử thi để tìm nguyên nhân cái chết. Pre-mortem là hỏi một người khỏe mạnh: “Điều gì có thể giết bạn trong 10 năm tới?” để họ bắt đầu sống lành mạnh hơn ngay từ hôm nay. Lựa chọn nào thông minh hơn?
Hướng Dẫn Chi Tiết 5 Bước Tổ Chức Một Buổi Họp Pre-mortem Hiệu Quả
Một buổi Pre-mortem thành công không phải là một buổi brainstorm hỗn loạn. Nó cần một cấu trúc rõ ràng để đạt hiệu quả tối đa. Dưới đây là quy trình 5 bước đã được chứng minh.
Bước 1: Chuẩn Bị (The Prep) Trước buổi họp, người điều phối (facilitator) cần đảm bảo:
- Mời đúng người: Tất cả những ai liên quan trực tiếp đến sự thành bại của dự án đều phải có mặt, từ trưởng nhóm, các thành viên chủ chốt, đến đại diện từ các phòng ban liên quan.
- Chia sẻ thông tin: Gửi kế hoạch dự án chi tiết cho mọi người đọc trước. Ai cũng cần phải nắm rõ mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai dự kiến.
- Chuẩn bị công cụ: Bảng trắng, bút lông nhiều màu, giấy ghi chú (sticky notes) và bút cho tất cả mọi người.
Bước 2: Dàn Dựng “Thảm Họa” (Setting the “Disaster” Scene) Đây là bước quan trọng nhất, quyết định tâm lý của cả buổi họp. Người điều phối sẽ bắt đầu bằng một lời tuyên bố trang trọng:
- “Chào mừng mọi người. Bây giờ, hãy cùng nhau bước lên cỗ máy thời gian. Chúng ta đang ở 6 tháng sau kể từ ngày hôm nay. Dự án [Tên dự án] của chúng ta đã… thất bại hoàn toàn. Đó là một thảm họa trên mọi phương diện: chúng ta trễ tiến độ, vượt ngân sách, khách hàng tức giận, và ban lãnh đạo đang cực kỳ thất vọng. Thất bại này đã được đăng lên cả mặt báo.”
- Lời tuyên bố này phải đủ mạnh để đưa mọi người ra khỏi trạng thái lạc quan ban đầu và đặt họ vào một bối cảnh giả định an toàn.
Bước 3: Brainstorm Độc Lập (Independent Brainstorming) Sau khi đã dàn dựng bối cảnh, người điều phối yêu cầu:
- “Bây giờ, mỗi người hãy dành ra 5-10 phút, lặng lẽ viết ra tất cả những lý do mà bạn nghĩ đã dẫn đến thảm họa này. Tại sao dự án của chúng ta lại thất bại? Hãy viết ra càng nhiều lý do càng tốt, dù là nhỏ nhất.”
- Việc yêu cầu mọi người viết ra một cách độc lập là cực kỳ quan trọng. Nó ngăn chặn tư duy nhóm (groupthink), đảm bảo rằng ý kiến của những người ít nói, hay ngần ngại cũng được ghi nhận ngang bằng với ý kiến của những người có ảnh hưởng nhất trong phòng.
Bước 4: Tổng Hợp “Nguyên Nhân Tử Vong” (Consolidating the “Causes of Death”) Sau khi hết thời gian brainstorm, người điều phối sẽ đi vòng quanh phòng và yêu cầu mỗi người chia sẻ một lý do từ danh sách của họ.
- Người điều phối sẽ ghi từng lý do lên bảng trắng. Quá trình này tiếp tục cho đến khi tất cả các ý kiến đều được đưa lên bảng.
- Sau đó, cả nhóm sẽ cùng nhau thảo luận, đặt câu hỏi làm rõ và nhóm các nguyên nhân tương tự lại với nhau (ví dụ: các vấn đề liên quan đến nhân sự, công nghệ, giao tiếp…).
Bước 5: Lên Kế Hoạch “Hồi Sinh” (Planning the “Resurrection”) Đây là bước biến những lời phàn nàn thành hành động. Cả nhóm sẽ rà soát lại danh sách các nguyên nhân thất bại đã được nhóm lại và ưu tiên những rủi ro lớn nhất.
- Với mỗi rủi ro hàng đầu, hãy đặt câu hỏi: “Chúng ta có thể làm gì ngay từ bây giờ để giảm thiểu hoặc loại bỏ hoàn toàn rủi ro này?”
- Kết quả của bước này là một kế hoạch hành động cụ thể: liệt kê các rủi ro, các hành động phòng ngừa, người chịu trách nhiệm cho từng hành động và thời hạn hoàn thành. Buổi họp kết thúc không phải với một danh sách vấn đề, mà là một danh sách giải pháp.
Phép Thuật Tâm Lý Học: Tại Sao Giả Định Thất Bại Lại Giải Phóng Sự Thật?
Pre-mortem hoạt động hiệu quả đến vậy không chỉ vì quy trình của nó, mà còn vì nó khai thác một cách thông minh các nguyên tắc tâm lý học.
- Vượt qua Thiên kiến Lạc quan (Overcoming Optimism Bias): Hầu hết các dự án bắt đầu với một sự lạc quan tột độ. Sự hào hứng này cần thiết để tạo động lực, nhưng nó cũng che mờ những rủi ro thực tế. Bằng cách ép mọi người phải nhìn vào một tương lai thất bại, Pre-mortem tạm thời vô hiệu hóa thiên kiến này và cho phép một sự đánh giá trung thực hơn diễn ra.
- Tạo ra An toàn Tâm lý (Creating Psychological Safety): Trong một cuộc họp thông thường, việc chỉ ra một vấn đề tiềm ẩn có thể bị coi là “phá đám”. Nhưng trong một buổi Pre-mortem, kịch bản đã là thất bại. Vì vậy, người nào không chỉ ra được vấn đề mới là người không hoàn thành nhiệm vụ. Nó đảo ngược vai trò: chỉ trích kế hoạch trở thành một hành động có giá trị và được khuyến khích. Điều này giải phóng những tiếng nói thầm lặng, tạo ra một môi trường an toàn để nói lên sự thật.
- Kích thích Tư duy Phản biện (Activating Critical Thinking): Việc giải thích tại sao một sự kiện đã xảy ra (dù là giả định) dễ dàng hơn nhiều so với việc dự đoán một sự kiện trong tương lai. Nó chuyển bộ não từ chế độ dự đoán không chắc chắn sang chế độ phân tích nguyên nhân-kết quả, một chế độ tư duy mạnh mẽ và sắc bén hơn.
Tại MondiaL, Pre-mortem là một phần không thể thiếu trong quy trình “Tư Duy Chiến Lược Tích Hợp” . Trước khi bắt tay vào một dự án [thiết kế nhận diện thương hiệu] , chúng tôi không chỉ trình bày về viễn cảnh thành công. Chúng tôi ngồi lại cùng khách hàng, trong vai trò “Đối tác đồng kiến tạo” , và thực hiện một phiên Pre-mortem. Chúng tôi hỏi: “Giả sử 1 năm sau, bộ nhận diện này không tạo ra bất kỳ tác động kinh doanh nào. Tại sao?”. Việc này giúp cả hai bên lường trước những rủi ro như “thông điệp không nhất quán”, “thiết kế không khác biệt với đối thủ”, hay “ứng dụng không thực tế”. Nhờ đó, chúng tôi đảm bảo dự án không chỉ đẹp, mà còn là một khoản đầu tư thực sự “sinh lời” .
Hãy Thử “Thất Bại” Một Cách Thông Minh
Pre-mortem là một công cụ đơn giản, chi phí thấp nhưng có tác động cực kỳ lớn. Nó biến sự lo lắng mơ hồ thành rủi ro có thể quản lý được, và biến sự im lặng thụ động thành hành động phòng ngừa chủ động.
Là một nhà quản lý, một trưởng nhóm, trách nhiệm của bạn không chỉ là dẫn dắt đội ngũ đến thành công, mà còn là lèo lái họ tránh xa những thất bại có thể ngăn chặn được.
Đừng chờ đợi dự án lớn tiếp theo. Hãy thử áp dụng Pre-mortem cho một nhiệm vụ quan trọng trong tuần tới. Hãy dành ra 60 phút để “giết chết” dự án của bạn trên giấy, và bạn sẽ ngạc nhiên về cách nó mang lại cho dự án một sức sống mạnh mẽ hơn trong thực tế.
